Hvordan opprette og administrere en aktiv mappe med arbeidsflyt

Se også: Hvordan oppretter du og administrerer en aktiv mappe

 Slik oppretter du en ny aktiv mappe med arbeidsflyt

  1.  Velg Ny... fra verktøylinjen eller ved å høyreklikke på en mappe i trestrukturen
  2. Velg Aktiv mappe med arbeidsflyt
    Skriv inn et unikt Mappenavn på den nye arbeidsflytmappen under Generelt-fanen
    NB! To mapper på samme nivå i trestrukturen kan ikke ha samme navn



  3. Velg Felt-fanen og klikk på Legg til felt-knappen for å opprette egendefinerte metadatafelter
    NB! Minst ett metadatafelt må opprettes

  4. Klikk på Arbeidsflyt-fanen for å definere hvilke steg arbeidsflyten skal ha
    NB! Du kan også trykke Lagre med en gang. Da får du automatisk en arbeidsflyt bestående av tre standardsteg

  5. Legg til flere steg og/eller endre eksisterende steg
  6. Legg inn Instruksjoner (valgfritt, men anbefales)
  7. Definer regler for Filnavngivning (valgfritt)
  8. Aktiver Nummergenerator (valgfritt)
  9. Aktiver Arkivering og definer regler for dette (valgfritt)
  10. Aktiver Revidering (valgfritt)
  11. Aktiver Publisering (valgfritt, men avhengig av at Revidering er aktivert)
  12. Endre Tilgangskontroll (valgfritt)
  13. Klikk på Lagre-knappen for å opprette mappen

 

Slik endrer du innstillinger på et steg

  1. Velg arbeidsflytmappen i mappestrukturen og høyreklikk på ønsket steg
  2. Velg Innstillinger fra sprettopp-menyen
  3. Endre innstillingene for steget
  4. Klikk på Lagre-knappen

Følgende innstillinger kan endres på et steg:

  • Stegnavn
  • Om nye oppføringer skal kunne opprettes direkte i dette steget
  • Om steget representerer et låst steg (Siste trinn)
  • Hvilke(t) steg oppføringer kan flyttes til
  • Hvem som kan flytte oppføringer fra dette steget
  • Hvem som skal bli varslet når oppføringer opprettes i eller flyttes til dette steget, samt
  • Hvilken epost-mal som skal benyttes

 Slik flytter du oppføringer fra ett steg til et annet

  1. Marker hvilke oppføringer du ønsker å flytte
  2. Klikk på Flytt til...-knappen
  3. Velg hvilket steg du ønsker å flytte til fra nedtrekkslisten
    NB! Kun de stegene du har lov å flytte til kommer opp i nedtrekkslisten

  4. Klikk på Ok-knappen for å flytte oppføringene

 

Har du flere spørsmål? Send oss en henvendelse

Kommentarer

Levert av Zendesk