Opprette og administrere en aktiv mappe med arbeidsflyt

Innledning

For å opprette en aktiv mappe med arbeidsflyt, må du innledningsvis

  1. Åpne det aktuelle rommet
  2. Navigere til ønsket lokasjon i mappestrukturen
  3. Klikke på Ny... > Mappe > Aktiv mappe med arbeidsflyt
  4. Gi mappen et unikt Mappenavn 
  5. Velge om du vil aktivere
    • Revidering og publisering eller
    • Kun revidering i tillegg til
    • Arkivering og
    • Nummergenerator

Les mer om hvordan du oppretter aktive mapper og bestemmer egendefinerte metadatafelter ved å klikke her: Opprette og administrere aktive mapper

Når du oppretter en aktiv mappe med arbeidsflyt, vil du se 3 ekstra fliker på skjermbildet:

  1. Arbeidsflyt
  2. Revidering
  3. Publisering

Konfigurere arbeidsflyten

For å komme igang må du

  1. Klikke på Arbeidsflyt-fliken
  2. Velge å krysse av for Vis alle stegene oppføringer kan flyttes til eller ikke.
    Ved å krysse av i avkrysningsboksen, kan du flytte oppføringer til steg du normalt ikke har tilgang til dersom overgangsreglene på det enkelte steg tillater dette.

Tre standard arbeidsflytsteg foreslås:

  1. Ny
  2. Åpen
  3. Lukket

Legg til nye steg ved å

  1. Skrive inn stegnavnet i feltet Navn på nytt steg
  2. Klikke på Legg til steg-knappen
  3. Klikke på tannhjulikonet for det nye steget og konfigurere steginnstillingene

Slett et steg ved å

  1. Klikke på søppelbøtteikonet for ønsket steg
  2. Bekrefte sletting ved å svare Ja på kontrollspørsmålet

Konfigurer steginnstillinger ved å

  1. Klikke på tannhjulikonet for ønsket steg

  2. Klikke på Generelt-fliken
  3. Endre Stegnavn om ønskelig
  4. Krysse av for om
    • Nye oppføringer kan opprettes i dette trinnet
    • Oppføringer som flyttes fra dette stedet må inneholde minst ett vedlegg
    • Nye oppføringer skal låses i dette steget
    • Oppføringer kan flyttes til Neste steg, Alle steg eller Definerte steg, dvs. angi spesifikt hvilke steg det kan flyttes til

  5. Velge om alle eller kun bestemte brukere skal kunne flytte oppføringer fra steget
  6. Angi hvem som skal varsles når oppføringer opprettes eller flyttes til dette steget

  7. Klikke på Tilgangskontroll-fliken og bestemme tilgangsrettighetene for steget
  8. Klikke på Instruksjoner-fliken og legge inn en beskrivelse eller hjelpetekst for steget

Revidering

Klikk på Revidering-fliken for å konfigurere hvordan oppføringer kan revideres:

  1. Bestem hvem som skal ha Tilgang til å revidere, alle eller utpekte rommedlemmer

  2. Under Revisjonssteg, bestem
    • Hvilket felt revidering tillates fra
    • Hvilket steg nye revisjoner skal opprettes i, første steg eller et spesifikt steg

  3. Velg hvilke metadatafelter som skal benyttes som Revisjonsfelter:
    • Revisjonsdato
    • Revisjonsfelt
    • Revisjonskommentar

  4. Velg hvilke metadatafelter som skal blankes ut i ny revisjon

Publisering

Klikk på Publisering-fliken for å konfigurere hvordan oppføringer kan publiseres:

  1. Bestem hvem som skal ha Tilgang til å publisere, alle eller utpekte rommedlemmer

  2. Under Publiseringsvalg, bestem
    • Fra hvilke steg det skal være tillatt å publisere fra
    • Hvilket metadatfelt som inneholder publiseringskommentaren

 

 

 

 

Har du flere spørsmål? Send oss en henvendelse

Kommentarer