Opprette og administrere aktive mapper

Se også: Slik oppretter du en aktiv mappe med arbeidsflyt

Opprette aktiv mappe

  1. Velg Ny... fra verktøylinjen eller ved å høyreklikke på en mappe i trestrukturen
  2. Velg Aktiv mappe
  3. Skriv inn et unikt Mappenavn på den nye mappen under Generelt-fanen
    NB! To mapper på samme nivå i trestrukturen kan ikke ha samme navn

  4. Velg Felt-fanen og klikk på Legg til felt-knappen for å opprette egendefinerte metadatafelter
    NB! Minst ett metadatafelt må opprettes

  5. Legg inn Instruksjoner (valgfritt, men anbefales)
  6. Definer regler for Filnavngivning (valgfritt)
  7. Aktiver Nummergenerator (valgfritt)
  8. Aktiver Arkivering og definer regler for dette (valgfritt)
  9. Endre Tilgangskontroll (valgfritt)
  10. Klikk på Lagre-knappen for å opprette mappen

 

Feltverdier i INTERAXO

 Følgende feltverdier er tilgjengelig:

  • Ren tekst: Fritekst som benyttes for tittel, beskrivelse, merknad osv. Her kan man sette på tekstbryting for å begrense at feltet går utover flere kolonner
  • Nummer: Kun tall som er tillatt. 
  • Dato: Her kan man velge at feltet er tomt eller dagens dato som utgangsverdi. Ved registrering velger man dato fra en kalender.
  • Valgliste: Ferdigutfylte verdier i en nedtrekksliste. Dette er svært nyttig for felter der man kjenner til alle kategorier / verdier i forkant, eks. fag i en tegningsmappe, kategorier i en avviksmappe, møtetype i en møtereferatmappe osv. Man unngår feilskriving og man får en samlet måte å beskrive dokumenter ved felles begrep. 
  • Medlemsliste: Velger medlemmer eller tilgangsgrupper i INTERAXO
  • Autonummer: Nummer som generes automatisk. Dette passer fint i mapper der man ønsker nummerering av oppføringene kun ved hjelp av nummer. For mer avanserte nummerstrenger, anbefaler vi å skru på vår nummergenerator. Ta kontakt med oss, så hjelper en av våre rådgivere dere med å få tilpasse dette.
  • Rik tekst: I tillegg til vanlig tekst kan det legges inn internettadresser (URL'er) og bilder, samt formatere tekst mm

Alle felter kan settes som skjult. Da vises de ikke i mappen når denne åpnes. Man kan hente frem feltene igjen ved å trykke på "tannhjulet" - Vis kolonner og valgt(e) kolonne(r). Dette gjøres ved å huke av for Skjul i liste- og oppføringsvisning på feltet. Dette er felter som f.eks. beskrivelse som kan inneholde mye data og som kan ta opp mye av skjermplassen. Det er også felter som tilhører en nummerstreng som er mest relevant i arkiveringsøyemed.

 

 

 

 

 

Har du flere spørsmål? Send oss en henvendelse

Kommentarer

Levert av Zendesk