Opprette og administrere aktive mapper

Opprette en aktiv mappe

  1. Åpne målmappen

  2. Velg Ny... > Mappe > Aktiv mappe fra verktøylinjen 

  3. Skriv inn et unikt Mappenavn på den nye mappen på Generelt-fanen
    NB! To mapper på samme nivå i trestrukturen kan ikke ha samme navn

  4. Kryss av for Arkivering and/or Nummergenerator for å konfigurere egenskaper for disse på respektive faner

  5. Legg inn Instruksjoner (anbefales)

  6. Velg Felt-fanen og klikk på Legg til felt-knappen for å opprette egendefinerte metadatafelter.
    NB! Minst ett metadatafelt må opprettes.

  7. Spesifiser innstillinger for Arkivering (valgfritt)

  8. Definer regler for Filnavngivning (valgfritt)

  9. Bestem mappens Tilgangskontroll, eller bruk standardvalget

  10. Klikk på Lagre-knappen for å opprette mappen

 

Egendefinerte felter

Egendefinerte felter må tilordnes én av syv forhåndsdefinerte typer, hver med sine spesifikke egenskaper. Disse beskrives ikke i detalj her, se egen hjelpeartikkel. Følgende felttyper er tilgjengelig:

  • Ren tekst 
    Fritekst som benyttes for tittel, beskrivelse, merknad osv. Her kan man sette på tekstbryting for å begrense at feltet går utover flere kolonner.

  • Nummer
    Kun tall som er tillatt. 

  • Dato 
    Her kan man velge at feltet er tomt eller dagens dato som utgangsverdi. Ved registrering velger man dato fra en kalender.

  • Valgliste 
    Ferdigutfylte verdier i en nedtrekksliste. Dette er svært nyttig for felter der man kjenner til alle kategorier / verdier i forkant, eks. fag i en tegningsmappe, kategorier i en avviksmappe, møtetype i en møtereferatmappe osv. Man unngår feilskriving og man får en samlet måte å beskrive dokumenter ved felles begrep. 

  • Medlemsliste
    Velger medlemmer eller grupper

  • Autonummer
    Nummer som generes automatisk. Dette passer fint i mapper der man ønsker et løpenummer på oppføringene. For mer avanserte nummerering, bruk Nummergenerator.
    Ta kontakt med Tribia Support ved behov for assistanse med dette. 

  • Rik tekst
    I tillegg til formattert tekst kan det legges inn lenker, dvs.internettadresser (URL'er) osv.

Husk at ett av de egendefinerte feltene må velges som Oppføringstittel i den aktive mappen. I motsetning til alle de andre feltene, kan ikke oppføringstittelen skjules i listevisningen.

 

 

 

 

 

Har du flere spørsmål? Send oss en henvendelse

Kommentarer