Dokumenter (eRoom)

Link til dokument i eRoom fungerer ikke
Du kan få en feilmelding når du klikker på et linkikon i eRoom, dette gjelder bruk av linkikonet i eRoom som peker på et dokument. Du vil da få opp en side som sier "Unfortunately, eRoom was unable to generate the page you requested, because an object could not be found. Dette er en problemstilling vi har meldt inn til EMC Support, og de jobber med saken.

Innlagte vedlegg ikke tilgjengelige?
Sjekk tilgangskontrollen og se om du har tilgang til vedleggene. Hvis du ikke har tilgang så kan den som har opprettet dokumentet gi deg tilgang.

Reserved for editing ved nedlasting av dokument?
Høyreklikk på dokumentet, velg "access control" og se om det er huket av for "reserved for editing". Er dette tilfellet så opphev denne avhukingen og klikk "ok". Hvis ikke dette løser problemet er det mulig at man må slette "cachen". Klikk på eRooom monitoren, velg "settings" og "advanced". Klikk på "change data directory" og slett mappen "attachments" under "eRoom files".

Hvordan kan koblede regneark benyttes i eRoom?
Når du oppretter en ny mappe, vil du se at det går an å huke av for "view these files as a single connected set". Dette betyr at filene som ligger i den mappen vil oppføre seg som èn fil, dvs. linker mellom filene vil fungere som de skal. Når en av filene endres (editeres), vil alle de andre filene også automatisk bli "reserved for editing" slik at ikke disse kan endres i mellomtiden, og "forstyrre" linkene. Når filen det jobbes på er ferdig editert, og lagret tilbake i eRoom, oppheves reservasjonen på de andre filene også. Dersom du har opprettet en mappe, og drar mange filer samtidig fra din egen PC inn i denne, vil du også da få spørsmålet om disse filene skal sees som èn "gruppe"/fil.

Når jeg kopierer en fil, legger den seg som en link til eRoom og ikke en fil?
Hvis du kopierer eller drar og slipper en fil fra selve filteksten i eRoom, så vil den legge seg som en link til eRoom. Hvis du kopierer eller drar og slipper selve filikonet, vil filen legge seg som en kopi.

Dokumentarkiv som består av mange dokumenter med forskjellig ferdigstillelsesgrad
Er det mulig å filtrere visningen? Ved å legge dokumenter inn i database-format, har du muligheten til å tillegge ekstra informasjon pr. dokument, og bl.a. legge til status, som f.eks. "draft" og "final". Da kan du gruppere dokumentene dine slik du vil.

Hvordan er mulighetene for å jobbe offline mot eRoom?
Du kan gjøre dette med enkelt-dokumenter. Høyreklikk dokumentet ditt, velg "access control". Huk så av for "Reserved for editing" Det som da skjer er at dokumentet lastes ned til en mappe som ligger lokalt på din PC. Denne mappen heter "eRoom files for offline editing" (lages automatisk), og ligger under "Mine dokumenter". Når du så tar med PC'en hjem, kan du hente opp dokumentet, jobbe på det og lagre det tilbake i denne offline-mappen. Når du så logger deg på prosjektet igjen, vil eRoom sjekke mot offline-mappen, se at det ligger en ny versjon der og spørre om du vil laste opp denne. Du kan godt huke av flere dokumenter på en gang i samme mappe, og huke av for "reserved for editing". Se mer informasjon på eRooms online-support (?-tegn i rommet ditt), og søk etter offline editing.

Dra dokumenter fra din PC til eRoom ved bruk av webfolders?
Nå kan du dra dokumenter direkte fra pc`en og til eRoom. Åpne "save as" dialogboksen , velg "my network places" og tast inn URL`en til ditt prosjekt der det står "file". Du vil da måtte skrive inn brukernavn og passord du har i eRoom. Deretter vil alle mappene i ditt eRoom åpne seg, velg den mappen du vil at dokumentet skal ligge under og dra det over. Dokumentet vil da legge seg under den mappen du har valgt og uten at du trengte å være pålogget eRoom.

Lagre dokument direkte inn i eRoom selv om jeg åpner i read only?
Med versjon 7.3 kan du lagre dokumentet direkte tilbake til eRoom selv om du har åpnet det i "read only". Det er altså ikke nødvendig å lagre det først på din egen pc dersom du har gjort noen endringer.

Hva betyr røde trekanter ved en mappe eller dokument?
Det betyr at det er lagt til noe nytt i mappen eller dokumentet som du ikke har lest. Ved å høyreklikke på dokumentet eller mappen, kan man velge "mark read" eller "mark unread" hvis du ønsker det. Den røde trekanten vil forsvinne når du har vært inne og lest dokumentet.

Legge til en fil
Det er flere måter å legge inn en fil i eRoom. Dersom du bruker plug-in, kan du ta tak i filen fra eget skrivebord/pc/server og trekke det inn i det område (arbeidsvindu) eller mappe du ønsker at det skal ligge. Det samme kan du gjøre med en Outlook e-mail - ta tak i konvolutt-ikonet, dra det ned til oppgavelinjen i Windows, til det rommet du skal ha det inn i (det må være åpnet allererede). Da åpnes rommet, og du kan slippe mailen inn på det stedet du vil at det skal ligge. Dersom du kjører i ”browser only”, må du gjøre følgende: 1. Gå til siden hvor du vil legge filen. 2. Velg ”add file” fra verktøymenyen (evt. høyreklikk i et tomt område i arbeidsvinduet og velg ”add a file”). 3. Dialogboksen ”upload file” åpner seg. 4. Klikk ”browse”/”bla gjennom” for å velge den filen du ønsker å lagre/legge til, klikk ”Open”/”Åpne”. 5. Du kan her velge å sette på versjonskontroll (dette kan du også velge å gjøre senere) 6. Klikk OK.

Opprett nye dokumenter rett i eRoom
Med versjon 7.3 kan du opprette nye dokumenter rett i eRoom. Nå trenger du ikke lenger å gå ut av prosjektrommet for å lagre et nytt dokument, alt gjøres direkte i prosjektrommet. Klikk “add file” der hvor du vil at filen skal ligge, og huk av på “Create a new file in eRoom”. Skriv inn navnet på filen under “name” og velg type dokument du ønsker å opprette under “Type”, f.eks. Word dokument. Klikk “ok”. Dokumentet vil åpne seg og når du lukker og lagrer dokumentet, vil det legge seg rett inn i JOINT ProsjektHotell. Denne funksjonen krever bruk av plug-in.

Hvordan legge inn dokumenter/filer?
I et prosjektrom kan du lese, legge til, editere og finne dokumenter som er laget i andre applikasjoner. Andre medlemmer kan dele denne informasjonen så lenge de har den samme eller kompatible versjoner av applikasjonen. Når du legger til eller oppretter en fil, er det denne filens eier og i utgangspunktet den eneste som kan editere den. Når du har rett til å editere en fil, vil det komme opp et editeringssymbol som ligner en blyant.

Åpne en fil
Dobbeltklikk på filen, den vil da åpne seg i ”read-only”. For å endre en fil du har editeringsrettigheter til, må du enten høyreklikke på filikonet og velge ”edit” fra menyen, eller klikke på blyantsymbolet til høyre for tittelen. Andre kan ha tilgang til filen selv om den leses av en selv.

Overfører du mange filer samtidig?
Hvis du ofte overfører mange eller store filer, kan det lønne seg å øke cachen under ”monitor settings” til 500 MB, for å unngå å få ”timeout”. ”Monitor settings” finner du ved å klikke på eRoom monitoren nederst til høyre på pc`en din (ved klokken). Velg ”settings” og ”advanced”, og fyll inn 500 under ”file cache limit”.

Filer henger seg når jeg prøver å laste dem ned?
Ikke last ned for mange filer på en gang, spesielt gjelder dette hvis de er store. Har du problemer med å få lastet ned ved å velge "edit", kan du klikke på selve filnavnet og velge "save target as". Da lagres filen lokalt på din egen pc.

Hva skyldes det at tegninger ikke vises i riktig format?
Hvis du skal se på tegninger må du enten ha et tegningsprogram eller en tegningsleser. JOINT er forhandler av tegningsleseren View Companion som leser plottefiler. VoloView Express kan du laste ned gratis fra våre nettsider og den leser dwg filer. Tegningsfiler åpner du på samme måte som andre filer i eRoom.

Det tar tid å finne tegninger?
Du kan bruke search knappen for å finne tegninger hvis du vet hva de er kalt. Du kan også sortere hvis tegningen ligger i en database/tabell ved å velge fra drop down menyen øverst som begynner med "group by".

Hvordan får jeg satt på versjonskontroll på et dokument?
Høyreklikk på dokumentet og velg "Track Versions". Det vil da legge seg et ikon ved siden av dokumentet som indikerer at versjonskontrollen er på. Klikk på dette ikonet når du vil se på tidligere versjoner. Du har også mulighet til å legge til en kommentar på hver endring slik at det er enkelt for andre å se hva som er blitt gjort. Bare den som eier dokumentet kan sette på versjonskontroll.

Har du flere spørsmål? Send oss en henvendelse

Kommentarer

Levert av Zendesk