Nummergenerator

Innledning

I Interaxo kan du generere dokumentnumre for innhold som har behov for en unik, egendefinert nummerering. Dette kan gjelde tegninger, avviks- og endringsmeldinger, referater, rapporter osv. I mappen listes dokumentnummerfeltet opp som Dokument-ID.

Du bestemmer selv antall ledd, samt hvilke informasjonselementer som kombinert skal utgjøre Dokument-ID-feltet. De enkelte leddene bør for lesbarhetens skyld ha skilletegn. Et sekvensnummer kan legges til som siste ledd, og du bestemmer selv hvor mange sifre dette skal bestå av.

Nummergenerator benyttes i aktive mapper, og må aktiveres for den enkelte mappe. Dette gjøres ved å

  • åpne Innstillinger for mappen
  • aktivere NummergeneratorGenerelt -fliken og
  • konfigurere oppsettet på Nummergenerator-fliken
    (denne fliken er kun tilgjengelig dersom funksjonaliteten er aktivert)

 

Konfigurering

Nummergenerator kan settes opp på én av tre måter: 

  • Automatisk
    Sekvensnummeret genereres automatisk. 
    Basert på valgt kombinasjon for Dokument-ID-feltet, finner Interaxo selv neste ledige sekvensnummer for den aktuelle kombinasjonen.

  • Manuell (Dokument-ID låses ikke)
    Sekvensnummeret velges av brukeren og duplikate verdier tillates.

  • Manuell (Dokument-ID låses)
    Sekvensnummeret velges av brukeren, men duplikate verdier tillates ikke.

 

Følgende innstillinger må gjøres:

  • Låsenivå
    For variantene Automatisk og Manuell (Dokument-ID låses) må du definere på hvilket nivå dokumentnummeret skal låses:

    • Område
      Dette er standardvalget. Låsing på dette nivået gjør dokumentnummeret unikt innenfor hele området.
    • Rom
      Dokumentnummeret er unikt innenfor rommet den aktive mappen tilhører.
  • Sekvensnummer
    Velg ett av følgende 3 alternativer:

    • Ikke bruk sekvensnummer
      Kun valgbart for variant Manuell (Dokument-ID låses ikke). Gir mulighet for å generere dokumentnumre uten sekvensnummer.
    • Bruk bare sekvensnummer
      For variant Automatisk er denne alltid valgt, og kan velges for begge variantene av Manuell.
      Gir mulighet for å generere dokumentnumre med sekvensnummer.
      Antall siffer i sekvensnummeret må velges.
    • Bruk både sekvens- og subsekvensnummer
      Kan velges for begge variantene av Manuell.
      Gir mulighet for å generere dokumentnumre med både sekvensnummer og subsekvensnummer.
      Både Antall siffer i sekvensnummeret og Antall siffer i subsekvensnummeret må velges.

  • Dokument-ID
    Definer hvilke felter de enkelte leddene i dokumentnummeret skal bestå av. Disse må være av typen Valgliste. Alle feltene må være obligatoriske og skrivebeskyttet.

    Gyldige skilletegn er bindestrek (-) og understreking (_). Klikk på bindestrek eller understreking etterfulgt av ENTER for å inkludere skilletegn i oppbygningen av dokumentnummeret.

Eksempel

Du ønsker å definere et dokumentnummer bygd opp på denne måten:

prosjektnummer

kontraktsnummer

dokumenttype

sekvensnummer

Når en ny oppføring opprettes vil Dokument-ID-feltet f.eks. bli tilordnet dette dokumentnummeret:

10000-K10-AV_0011, der

  • 10000 representerer prosjektnummeret
  • K10 representerer kontraktsnummeret
  • AV f.eks. står for dokumenttypen Avvik og
  • 0011 er det genererte sekvensnummeret i akkurat denne feltkombinasjonen, og hvor
  • både bindestrek og understreking er benyttet som skilletegn

 

Bruk av kodemanualer

I aktive mapper er det mulig å definere Valglistefelter som består av koder med tilhørende beskrivelser (kodemanual). Når en ny oppføring opprettes, vises både kode og beskrivelse, men kun koden benyttes i dokumentnummeret. Kodemanualer kan importere fra Excel ved hjelp av dra-og-slipp. Se egen hjelpeartikkel for konfigurering av Valglister.

Har du flere spørsmål? Send oss en henvendelse

Kommentarer

Levert av Zendesk