Hvordan bruke kopibestilling

Denne funksjonaliteten finnes i INTERAXO Byggemodul.

 

Se også artikkel om konfigurering av kopibestilling.

Oversikt

Når kopibestilling er aktivert på rommet og du logger inn med en bruker som har tilgang til å bestille kopier, vil du få tilgang til å bestille kopier. 

  1. En knapp som heter «Legg til bestilling» når man har valgt enkeltfiler eller oppføringer som inneholder filer. Dette valget er også tilgjengelig når man høyreklikker på en fil eller oppføring.
  2. En handlekurv oppe i høyre hjørne. Er det innhold i kurven vil dette symboliseres med antall filer kurven består av. Kurven er klikkbar og du vil derfra kunne fullføre bestillingen.
  3. En egen fane under i venstre meny som heter «Kopibestillling». Denne inneholder de kopibestillinger som til enhver tid er bestilt fra rommet. Her kan du se status på bestillingen eller gå inn på de ulike bestillingene for å se hva som er bestilt eller sjekke informasjonen som er lagt ved.

Send bestilling

Når man har valgt alle filer man ønsker å bestille, trykker man på «Send bestilling». Du kan kun merke av oppføringer der det faktisk er filvedlegg (indikeres ved binderssymbolet). Du vil da få opp bestillingsskjema med ferdig utfylt informasjon om kopifirma, kunde- og fakturainformasjon samt standard produksjonsdetaljer. Alle disse feltene er mulige å endre på hvis bestillingen avviker fra det som er definert som standard under administrasjon.
Under «Produksjonsdetaljer» har du mulighet til følgende:

  1. Velg om alle filer i bestillingen skal printes på et visst format med en viss papirtype og antall kopier av hver fil. Er det ulike varianter har man mulighet til å laste opp en distribusjonsliste hvor det er vanlig å spesifisere detaljer i bestillingen. Du kan også velge å bruke kommentarfeltet til å spesifisere hvis ønskelig. Dersom du legge inn dubletter i listen din må disse slettes før bestillingen sendes. Marker og trykk "Slett".
  2. Du kan legge inn en ønsket leveringsdato og leveringsmåte. Du kan også velge om kopifirma skal kontakte deg før de sender ut bestillingen og om du vil at distribusjonslisten skal følge med utsendelsen til alle mottakere. 
  3. Har du valgt at informasjon finnes i distribusjonslisten under under Detaljer får du ikke lov til å fullføre bestillingen før en fil er lastet opp.

Etter at alt er fylt ut kan du klikke på «Send bestilling».

 

Mottak hos kopifirma

Når bestillingen er sendt vil angitt epost-mottaker hos kopifirma få en epost med bestillingen. E-posten inneholder hvem som har sendt bestillingen med alle kontaktopplysninger, samt informasjon om hvordan kontakte support i INTERAXO hvis noe oppstår under prosessen som man trenger hjelp til. I tillegg finner du:

  1. En link for å åpne bestillingen for kopifirma. Når kopifirma trykker på denne linken vil status på bestillingen i INTERAXO bli automatisk oppdatert til «Mottatt». Skjemaet som kopifirma ser, er identisk med det som du selv har tilgang til under kopibestillingsfanen når du åpner de ulike bestillingene. De vil ha tilgang til å laste ned alle filene, se all nødvendig informasjon for å gjennomføre bestillingen samt kunne laste ned distribusjonslisten hvis denne er lagt ved.
  2. Når kopifirmaet har printet ut filene og ferdigstilt bestillingen, kan de trykke på en annen link i eposten for å informere bestiller/kunden om at bestillingen er ferdig og eventuelt sendt ut. Igjen vil status på bestillingen i INTERAXO oppdatere seg automatisk.

Samtidig med at status endrer seg i INTERAXO til Distribuert sendes det også ut en epost direkte til bestiller om at kopibestillingen er sendt ut. 

 

Har du flere spørsmål? Send oss en henvendelse

Kommentarer

Levert av Zendesk