Administrere medlemmer og grupper

Innledning

Når du har opprettet et rom, kan du begynne å legge til medlemmer. Du kan samtidig velge å invitere nye medlemmer inn i rommet, eller vente til senere.

 

Opprette nytt medlem

Nye medlemmer kan opprettes direkte i et rom ved å:

  • Velge aktuelt rom fra Min oversikt
  • Klikke på fanen Medlemmer i hovedmenyen
  • Klikke på Legg til medlem-knappen og
  • Legge til ett eller flere medlemmer ved å oppgi epost-adressen og deretter klikke på Legg til-knappen
  • Dersom medlemmet er registrert fra før kan du velge vedkommende fra nedtrekkslisten
  • Angi rolle pr medlem ved å klikke på Rolle-kolonnen og velge fra tilgjengelige verdier i nedtrekkslisten
  • Legg medlemmet inn i en gruppe ved å klikke på Gruppe-kolonnen og velge fra tilgjengelige verdier i nedtrekkslisten
  • Velg om invitasjon via e-post skal sendes ut ved å krysse av for Send invitasjon på e-post
  • Klikk på Ok-knappen for å opprette medlemmene

 NB: Invitasjoner kan også sendes ut i etterkant ved å krysse av hvilke det gjelder i medlemslisten og deretter klikke på Inviter-knappen.

 

Opprette gruppe

Nye grupper kan opprettes ved å

  • Velge aktuelt rom fra Min oversikt
  • Klikke på fanen Medlemmer i hovedmenyen
  • Klikke på Opprett gruppe -knappen og
  • Oppgi verdier for feltene på skjermbildet for Ny gruppe

 

Under Innstillinger-fanen må du

  • Oppgi Navn på gruppe
  • Legg inn en passende beskrivelse
  • Velg rolle fra nedtrekkslisten for Tilgangskontroll

 

Legg til medlemmer i gruppen ved å klikke på Medlemmer-fanen

  • Velg medlem fra nedtrekkslisten og klikk på Legg til-knappen
  • Ta vekk medlemmer fra gruppen ved å klikke på Fjern-lenken
  • Klikk på Lagre-knappen for å opprette gruppen

 

Eksport av medlemmer

Det kan ofte være behov for å eksportere medlemmer fra et rom for deretter å importere disse inn i et annet rom. Til dette benytter systemet MS Excel. Medlemmer eksporteres ved å:

  • Velge rom fra Min oversikt
  • Klikke på fanen Medlemmer
  • Markere alle medlemmene du ønsker å eksportere ved å klikke på de respektive avkrysningsboksene. Dersom alle i listen skal eksporteres klikker du én gang i avkrysningsboksen i overskriften.
  • Klikke på Eksporter-knappen og velg om du ønsker å eksportere alle kolonner eller alle synlige kolonner til Excel-filen

Filen blir nå lastet ned og kan brukes til å importere medlemmene inn i et annet rom.

 

Import av medlemmer

Dersom man har mange brukere som skal opprettes, eventuelt et eksisterende rom med de samme medlemmene, kan disse importeres via MS Excel.

For at INTERAXO skal kunne forstå innholdet av Excel-filen, må formatet på filen stemme overens med Import-bildet. Dette innebærer at kolonnene må være identiske og i samme rekkefølge. Man kan dra og flytte feltene i INTERAXO til den rekkefølgen man selv ønsker. Dette må gjøres før importen.

Importer medlemmer ved å

  • Velg rom fra Min oversikt
  • Klikk på fanen Medlemmer
  • Klikk på Import av medlemmer
  • Kopier medlemsinformasjon fra tabellen i Excel
  • Lim inn medlemsinformasjonen i Import-bildet
  • Dersom du ønsker å endre rollen for et medlem klikker du i feltet Rolle på den aktuelle raden for å velge en verdi fra nedtrekkslisten
  • Ønsker du å legge til medlemmet i en gruppe klikker du på feltet Grupper
  • Klikk på Import-knappen for å lagre medlemmene i rommet

 

Invitere medlemmer

Det er kun romadministrator som kan invitere medlemmer inn i et rom. Inviter medlemmer ved å

  • Velge rom fra Min oversikt
  • Klikke på fanen Medlemmer og liste aktuelle medlemmer
  • Markere alle eller utvalgte medlemmer
  • Klikke på Inviter-knappen

 

Motta invitasjon

Når du mottar invitasjon til et rom i INTERAXO vil du motta en epost med en lenke til systemet.

Ved førstegangs pålogging til INTERAXO må du oppgi fullt navn og et personlig passord. I tillegg må du krysse av for at du akspeterer betingelser for bruk.

Har du flere spørsmål? Send oss en henvendelse

Kommentarer

Levert av Zendesk