Importer oppføringer og filer

Masseimport av filer er tilgjengelig med Interaxo profunksjonalitet.

Funksjonalitet for å importere filer til en aktiv mappe med eller uten arbeidsflyt kan enten benyttes for å importere filer til bestemte oppføringer eller for å importere filer og samtidig nye oppføringer.

Lag en Excel-fil med samme kolonneoppsettet som i den aktive mappen. Feltene i den aktive mappen må være i samme rekkefølge som kolonnene i Excel. Navnene på kolonnene behøver derimot ikke å være identiske. Alle felt som er obligatoriske  være utfylt, ellers vil ikke oppføringen bli importert inn. 

Fyll ut Excel-filen med alt av data som skal importeres inn. Hver rad i Excel opprettes som en oppføring i den aktive mappen. 

Importere oppføringer

  1. Gå til Excel
  2. Marker de aktuelle radene og cellene i Excel. NB! Raden med feltnavnene skal ikke tas med
  3. Trykk CTRL+C (kopier) i Excel for å kopiere
  4. Gå så tilbake til Interaxo
  5. Høyreklikk på den aktive mappen og velg Importer > Oppføringer
  6. Importvinduet åpnes
  7. Trykk CTRL+V (lim inn) her.
  8. Kontroller at alt innhold er riktig. Rett opp eventuelle feil. Er det svært mye som er feil kan man også velge og rette dette opp senere ved hjelp av Excel (masseredigering). La da verdiene være slik det er når du importer. Se egen artikkel om oppdatere eksisterende oppføringer. 
  9. Trykk på Import-knappen
  10. All informasjon som er obligatorisk må være utfylt. Dersom noe er mangler eller er feil vil du se en rød rute rundt det gjeldende feltet. Dette kan da rettes opp. Det kan være ren tekst eller ferdigdefinerte valglister.
  11. Foran hver rad i importvinduet vises det en liten hake:
  • Rød: betyr at noe er feil og må rettes opp
  • Blå: betyr at det blir opprettet en ny oppføring
  • Grønn: betyr at oppføringen allerede finnes i mappen og at den vil bli oppdatert
  • Gul: betyr at oppføringen allerede finnes og at den vil bli oppdatert med en ny revisjon (revisjonsnummer og revisjonsdato vil bli endret)

Oppføringene er nå opprettet og du kan nå legge til filer i de respektive oppføringene. Du kan legge til flere filer inn i samme oppføring. 

Importere filer

  1. Høyreklikk på den aktive mappen og velg Importer - Filer
  2. Kontroller at filnavnet matches mot rett felt. Dette anbefaler vi at er et unikt felt slik som f.eks. tegningsnummer. Feltverdien må være det samme som filnavnet (bortsett fra filendelsen). Det går an å sette på en regel hvor dette unike feltet kun er første del av filnavnet. Dette kaller vi Delvis treff på filnavn og omtales lengre ned.
  3. Trykk på knappen Legg til fil og velg de filene du vil importere fra din maskin
  4. Når filene har blitt lagt inn i listen kontrollerer du at all informasjon i kolonnene stemmer 
  5. Du har også mulighet til å bruke en regel for filnavn. Dette kaller vi Delvis treff på filnavn
    Eksempel: Filen ”A-40.1-113_revA-pdf” importeres til feltet for tegningsnummer ”A-40.1-113”. Systemet tar ikke hensyn til det som kommer etter tegnet ”_” i dette eksempelet.
    NB! Når du bruker Delvis treff på filnavn må du velge dette FØR du klikker på knappen Legg til fil
  6. Hvis du velger en fil som ikke allerede har en eksisterende oppføring i mappen, vil denne nå bli opprettet. Fyll inn med korrekt informasjon.Både oppføring og fil opprettes da samtidig.
  7. Trykk til slutt på Import-knappen.

Dersom du ikke har knappen Importer - filer tilgjengelig må du markere én og én oppføring og deretter trykke på knappen Legg til fil og velg fil(er) i Windows Utforsker til den respektive oppføringen.

Oppdatere allerede eksisterende oppføringer

TIPS: Hvis du vil masseredigere flere oppføringer som allerede ligger inne, kan du eksportere disse til Excel først og gjøre alle endringene der. Deretter importerer du oppføringene inn igjen i Interaxo.

     
  1. Etter at du har gjort endringer i Excel, trykker du på Importere > Oppføringer.
  2. Trykk i boksen for Oppdater eksisterende oppføringer
  3. Velg deretter hvilket felt som skal matches
  4. Hent inn data fra Excel ved å benytte Ctrl+C og Ctrl+V som beskrevet tidligere i denne hjelpeartikkelen. De oppføringene som har blitt endret vil nå bli oppdatert inne i mappen
  5. Trykk på Importer
  6. Alle oppføringene som nå ligger i listen vil bli importert (uavhengig om det finnes en hake foran oppføringen eller ikke).

TIPS: Hvis du vil ha en automatisk oppdatering av revisjonsnummer og revisjonsdato, velger du felt for dette under rubrikken Revideringsinnstillinger.

NB! Når du har trykket på Legg til vedlegg og åpnet importvinduet, må du først legge inn revideringsinnstillingene - før du legger til filer.

Revideringsinnstillinger

  1. Velg hvilket av felt som skal være revisjonsfeltet. I revisjonsfeltet for mappen kommer den eksisterende verdien til å bli oppdatert til neste gjeldende revisjonsnummer når du legger til filer i dialogboksen
  2. Velg hvilket felt som skal være revisjonsdato. I revisjonsdatofeltet for mappen vil dagens dato automatisk bli satt.
  3. Trykk deretter på knappen Legg til fil og legg til de filer du vil importere
  4. Trykk til slutt på Importere

 

Har du flere spørsmål? Send oss en henvendelse

Kommentarer

Levert av Zendesk