Administrera rumsmedlemmar

Introduktion

Nya rumsmedlemmar skapas av rumsadministratören. Rumsadministratören kan lägga till nya medlemmar genom att antingen välja från listan över arbetsområdesmedlemmar eller skapa helt nya medlemmar genom att ange användarens e-postadress.

Om det finns en områdesmedlem med den angivna e-postadressen, kommer denna områdesmedlem att läggas till som ny användare i rummet.

Alla användare som bjuds in till ett rum blir automatiskt även medlemmar i rummets tillhörande arbetsområde, utöver (kund-)området.

Lista rumsmedlemmar

Visa rumsmedlemslistan genom att

  • Navigera till rumsöversikten genom att klicka på Arbetsområden & Rum
  • Välj Inställningar för det aktuella rummet
  • Välj Medlemmar från menyn till vänster

Skapa rumsmedlemmar

Du skapar rumsmedlemmar genom att utföra följande steg:

  • Gå till medlemslistan för det aktuella rummet såsom beskrivs ovan
  • Klicka på knappen LÄGG TILL MEDLEMMAR
  • Lägg till medlemmar genom att välja medlemmar från rullgardinsmenyn eller via den AVANCERADE MEDLEMSVÄLJAREN
  • Kryssa i om valda medlemmar ska få inbjudningar eller inte
  • Klicka på SPARA-knappen för att lägga till medlemmarna i rummet

Importera rumsmedlemmar

Nya medlemmar kan skapas och befintliga medlemmar ändras genom att importera dem till ett rum. Detta gör du genom att utföra följande steg:

  • Skapa en Excel-fil som innehåller en rad per medlem med följande kolumner:
    • Förnamn
    • Efternamn
    • Roll (observatör, deltagare, administratör)
    • Företag
    • E-postadress (obligatoriskt)
    • Telefon
    • Mobil
    • Grupp(er)
  • Markera önskade rader i Excel-filen och välj CTRL-C (kopiera)
  • Navigera till medlemslistan för önskat rum
  • Klicka på knappen IMPORTERA MEDLEMMAR
  • Välj CTRL-V (klistra in)
    OBS! Kontrollera att ordningsföljden på kolumnerna i Excel-filen motsvarar ordningsföljden på kolumnerna i administrationssystemet vid import
  • Klicka på SPARA-knappen för att påbörja importen av medlemmar 

Om du importerar befintliga medlemmar uppdateras informationen om medlemmen enligt följande regler:

  1. Förnamn och efternamn skrivs inte över
  2. Rollen ändras om angiven roll är en annan än den nuvarande
  3. Företag skrivs över
  4. E-postadress kan inte ändras
  5. Telefonnummer skrivs över
  6. Mobilnummer skrivs över
  7. Användaren läggs till i den angivna gruppen/grupperna om han/hon inte redan är medlem i dessa sedan tidigare

Ändra en rumsmedlems användarprofil

Endast områdesadministratören kan ändra all information i medlemmens användarprofil.

Rumsadministratören kan dock ändra följande information:

  • Roller i rum som han/hon är administratör för

Utför följande steg för att ändra en användarprofil:

  • Navigera till medlemslistan för det aktuella rummet
  • Markera en medlem och klicka på knappen VISA PROFIL eller klicka på medlemmens profilbild
  • Ändra önskade fält
  • Klicka på SPARA-knappen

Radera rumsmedlemmar

  • Navigera till medlemslistan för det aktuella rummet
  • Markera de medlemmar som ska tas bort från rummet
  • Klicka på TA BORT-knappen
  • Bekräfta att medlemmarna ska raderas genom att svara Ja på kontrollfrågan. Medlemmarna raderas därefter från rummet

Bjud in rumsmedlemmar

  • Navigera till medlemslistan för det aktuella rummet
  • Markera de medlemmar som du vill bjuda in
  • Klicka på knappen BJUD IN för att skicka inbjudningarna

Exportera rumsmedlemmar

  • Navigera till medlemslistan för det aktuella rummet
  • Markera de medlemmar som du vill exportera (om du inte markerar någon, exporteras alla). Här kan man även välja att använda filter/grupperingar först och därefter markera alla inom valt filter/gruppering
  • Klicka på knappen EXPORTERA och välj mellan alternativen Excel (samtliga kolumner) och Excel (alla synliga kolumner)

Administrera roller

Rumsadministratören kan, såsom beskrivs i kapitlet Ändra en rumsmedlems användarprofil, ändra rumsmedlemmens roll i rummet.

Ändringen av en rumsmedlems roll görs enklast direkt från medlemslistan genom att klicka på kolumnen Roll för den aktuella användaren.

Har du fler frågor? Skicka en förfrågan

Kommentarer

Powered by Zendesk