Hur skapa och administrera en aktiv mapp med arbetsflöde

Se också: Hur skapa och administrera en aktiv mapp

Såhär skapar du en ny aktiv mapp med arbetsflöde

  1. Välj Ny ... i verktygsfältet eller genom att högerklicka på en mapp i trädstrukturen
  2. Välj Aktiv mapp arbetsflöde
    Ange ett unikt mappnamn för den nya arbetsflödesmappen under fliken Generellt 
    OBS! Två mappar på samma nivå i trädstrukturen kan inte ha samma namn

  3. Välj fliken Fält och klicka på Lägg till fält för att skapa anpassade metadatafält
    OBS! Minst en metadatafält måste skapas

  4. Klicka på fliken Arbetsflöde för att definiera vilka arbetsflödessteg du önskar
    OBS! Du kan också klicka på Spara direkt. Då kan du med automatik ett arbetsflöde som består av tre standardsteg
  5. Lägg till flera steg och/eller ändra befintliga steg

  6. Lägg till Instruktioner (valfritt men rekommenderas)
  7. Fastställa regler för Filnamnsgenerering (tillval)
  8. Aktivera Nummergenerator (tillval)
  9. Aktivera Arkivering och fastställa regler för detta (tillval)
  10. Aktivera Revidering (tillval)
  11. Aktivera Publicering (tillval, men är beroende av Revidering är aktiverat)
  12. Ändra Rättigheter/Åtkomstnivå (tillval)

  13. Klicka på Spara för att skapa mappen

 

Såhär ändrar du inställningar i stegen

  1. Välj arbetsflödesmappen i mappstrukturen och högerklicka på önskad steg
  2. Välj Inställningar från popupmenyn
  3. Ändra inställningarna för steg
  4. Klicka på knappen Spara

Följande inställningar kan ändras för stegen:

  • Namn på steget
  • Om nya poster får skapas i detta steg
  • Om steget är ett låst steg (ofta ett sista steg)
  • Vilket/vilka steg poster kan flyttas till
  • Vem som får flytta poster från detta steg
  • Vem som meddelas när poster skapas i eller flyttas till detta steg, och
  • Vilken e-postmall som ska användas (språk)

Såhär flyttar du poster från ett steg till ett annat

  1. Välj vilka poster du vill flytta (klicka i den lilla rutan framför posterna)

  2. Klicka på knappen Flytta till...

  3. Välj det steg du vill flytta till från rullgardinsmenyn
    OBS! Endast de steg som du har behörighet att flytta till kommer att synas i rullgardinsmenyn

  4. Klicka på OK för att flytta posterna

TIPS! Det går också att använda drag och släpp för att flytta posterna. 

 

Har du fler frågor? Skicka en förfrågan

Kommentarer

Powered by Zendesk