Hur skapa och administrera en aktiv mapp

Se också: Såhär skapar du en aktiv mapp med arbetsflöde

Såhär skapar du en ny aktiv mapp

  1. Välj Ny ... i verktygsfältet eller genom att högerklicka på en mapp i trädstrukturen

  2. Välj Aktiv mapp

  3. Ange ett unikt mappnamn för den nya mappen under fliken Generellt
    OBS! Två mappar på samma nivå i trädstrukturen kan inte ha samma namn
  4. Välj fliken Fält och klicka på Lägg till fält för att skapa anpassade metadatafält
    OBS! Minst en metadatafält måste skapas

  5. Lägg in Instruktioner (valfritt men rekommenderas)

  6. Fastställa regler för Filnamngivning (tillval)

  7. Aktivera nummergenerator (tillval, anges under fliken Generellt)

  8. Aktivera arkivering och fastställa regler för detta (tillval, anges under fliken Generellt)

  9. Ändra Rättigheter/Åtkomstnivå (tillval)

  10. Klicka på Spara för att skapa mappen

Fältvärden i INTERAXO

För samtliga fält gäller att man kan välja om de ska ha ett förvalt initialvärde när posten skapas, om de ska vara obligatoriska och om de ska döljas i lista och enkel dokumentvy. För samtliga fält kan man lägga in en beskrivningstext som bland annat visas som "mouseover" eller tooltip vid posten.  

Följande fältvärden finns:

  • Oformaterad text: Ord som används för titel, beskrivning, anteckning, etc. Här kan du ange begränsning på antal tecken, ställa in automatisk radbrytning
  • Nummer: Endast siffror är tillåtna
  • Datum: Här kan du välja om fältet ska vara tomt eller om dagens datum ska vara initialvärde när ny post skapas. Vid registreringen/när man skapar en ny post får man välja datum i en kalender. Du kan här också ställa in förfallodag för posten.
  • Lista: Med hjälp av denna fälttyp får användaren välja i en rullgardinsmeny bland de val som läggs in i listan här. Detta är mycket användbart där du vet alla kategorier/värden i förväg, till exempel ämnen i en ritning kategorier mapp i en divergerande mapp möte typ i en samtidigt mapp etc. Du undvika fel att skriva och man får ett övergripande sätt att beskriva dokument genom gemensamma koncept.
  • Medlemslista: Väljer medlemmar eller behörighetsgrupper i INTERAXO
  • Räknare: Löpnummer som genereras automatiskt. Detta passar bra i mappar där du önskar en numrering av posterna med enbart siffror. Om mer avancerad numrering behövs, rekommenderar vi att du slår på vår nummergenerator. Vänligen kontakta oss så hjälper en av våra rådgivare dig att anpassa detta.
  • RTF (Utökat textformat): Förutom oformaterad text kan man här skriva in Internetadresser (URL: er) och bilder samt formatera text, etc.

Alla fält kan sättas som dolda. De visas då inte i mappen när den öppnas. Man kan ändra detta genom att klicka på "kugghjulet" i Inställningar. Välj då att ta bort krysset för Dölj i listan för fältet.

För beskrivningstexter som kan innehålla stora mängder data och som då tar upp en hel del utrymme på skärmen, kan det vara önskvärt att dölja dessa. Det finns också annan typ av information som man kan önska att dölja i mappen, t.ex. längre siffersträngar, som först blir relevant vid arkivering.

Har du fler frågor? Skicka en förfrågan

Kommentarer

Powered by Zendesk