Skapa och administrera aktiva mapper

Skapa aktiv mapp

  1. Öppna målmappen

  2. Välj Ny...> Mapp > Aktiv mapp i verktygsfältet

  3. Ange ett unikt Mappnamn för den nya mappen under fliken Generellt
    OBS! Två mappar på samma nivå i trädstrukturen kan inte ha samma namn

  4. Markera kryssrutan för Arkivering och / eller Nummergenerator för att konfigurera egenskaper för dessa på respektive flikar

  5. Lägg in Instruktioner (rekommenderas)

  6. Välj fliken Fält och klicka på knappen Lägg till fält för att skapa anpassade metadatafält
    OBS! Minst en metadatafält måste skapas

  7. Fastställa regler för Arkivering (tillval)
  8. Fastställa regler för Filnamngivning (tillval)

  9. Konfigurera nummergenerator (tillval)

  10. Ändra Rättigheter eller aksepter standardvärden
  11. Klicka på knappen Spara för att skapa mappen

Anpassade metadatafelt

Anpassade metadatafält måste tilldelas en av sju fördefinierade typer, var och en med sina egna specifika egenskaper. Dessa beskrivs inte i detalj här, se separat hjälpartikel. Följande fälttyper är tillgängliga:

 

  • Oformaterad text
    Fri text som används för titel, beskrivning, anteckning, etc. Här kan du ställa in automatisk radbrytning

  • Nummer
    Endast siffror är tillåtna

  • Datum
    Här kan du välja om fältet ska vara tomt eller om dagens datum ska vara initialvärde när ny post skapas. Vid ny post får man välja datum från en kalender.

  • Lista
    Med hjälp av denna fälttyp får användaren välja i en rullgardinsmeny bland de val som läggs in i listan här. Detta är mycket användbart där du vet alla kategorier/värden i förväg, till exempel ämnen i en ritning kategorier mapp i en divergerande mapp möte typ i en samtidigt mapp etc. Du undvika fel att skriva och man får ett övergripande sätt att beskriva dokument genom gemensamma koncept.

  • Medlemslista
    Väljer medlemmar eller grupper

  • Räknare
    Löpnummer som genereras automatiskt. Detta passar bra i mappar där du önskar en numrering av posterna med enbart siffror. Om mer avancerad numrering behövs, rekommenderar vi att du slår på vår nummergenerator. Vänligen kontakta Tribia Support för hjälp till att anpassa detta.

  • RTF (utökat textformat)
    Förutom formaterad text kan man här skriva in länker, Internetadresser (URL: er) etc.

Kom ihåg att ett av de anpassade fälten måste väljas somTitelfält i den aktiva mappen. Till skillnad från alla andra fält kan ititelfältet inte döljas i listvyn.

Har du fler frågor? Skicka en förfrågan

Kommentarer