Guide - ritningshantering i en aktiv mapp med arbetsflöde

Denna funktionalitet finns i INTERAXO Byggmodul och INTERAXO Affärsmodul

Revidering av ritningar hanteras i en aktiv mapp med arbetsflöde, där den senaste revideringen av ritningen kommer att publiceras till en separat mapp ("Fastställda handlingar") och tidigare revideringar arkiveras i en separat historisk mapp ("Tidigare versioner"). Man kan ändra namnen på dessa mappar om man önskar. Det finns också möjligheter att använda en godkännandeprocess med flera steg i ritningshanteringen om man önskar.

Denna metod rekommenderas i projekt i byggfasen, där det är många aktörer och där man har behov av kontroll över disciplinerna.

Massimport och revisionshantering kan naturligtvis också användas för andra typer av dokument, till exempel för kontrakt. Vi hjälper dig gärna att anpassa detta.

Fördelar med ritningshantering i en aktiv mapp med arbetsflöde:

  • Du kan enkelt ladda upp många ritningar samtidigt, och informationen om revideringen uppdateras automatiskt för ritningarna
  • Det blir tydligt vilken revideringsbokstav (rev.nr) och revideringsdatum som är den aktuella
  • Du får en tydlig översikt över ett stort antal ritningar
  • Du kan enkelt gruppera listan baserad på Typ, Disciplin eller annan information
Här kan du läsa lite mer om varför det kan vara smart att jobba med ritningar på detta sätt. Ta gärna kontakt med någon av oss om du har frågor kring detta, på telefon: 08-28 20 30 eller mail: interaxo@joint.se

 

Steg för steg - Import av ritningsförteckning och uppladdning av bygghandlingar

Ritningshantering med revidering och publicering består av fyra huvuddelar:

  1. Importera ritningsförteckning (skapa poster)
  2. Importera (ladda upp) ritningar
  3. Publicera (till) fastställda handlingar
  4. Ny revidering av ritningar

 

1. Importera ritningsförteckning (poster

Såhär skapar du nya poster via importfunktionen: 

  1. Gå till mappen bygghandlingar och klicka på knappen "Importera" från huvudmenyn och välj sedan "Poster". Du kan också högerklicka på bygghandlingsmappen och välja "Importera > Poster"
  1. Hämta in metadata från en befintlig ritningsförteckning i Excel-format genom att dra och släppa (drag n' drop) eller kopiera data från Excel till INTERAXO.
    OBS! För att import av poster till INTERAXO ska fungera måste fälten i INTERAXO matchas med fälten i Excel-filen. Fälten måste komma i samma följd. Innehållet måste uppfylla de regler/val som är inställda i INTERAXO: innehåll, skiljetecken, små och stora bokstäver i val-listor. Om man har felaktiga värden i Excel-filen kan man använda rullgardinsmenyerna i importfönstret för att välja rätt värde. Om ett fält är definierats som obligatoriskt i INTERAXO måste Excel-filen innehåller data i detta fält.

    Exempel på fält i INTERAXO: 



    Exempel på fält i Excel:




    "Dra och släpp" eller "kopiera" data från Excel:
      -   Öppna Excel-filen och välj det område som innehåller de data du vill
          importera
      -   Placera markören på en av sidokanterna av det markerade området och dra och släppa data över till INTERAXO

    eller

      -   Klicka på Ctrl+C i Excel för att kopiera det markerade området, byta till INTERAXO klicka Ctrl+V för att klistra in data.


    Alla fält förutom ritningsnummer (titelfältet) är redigerbara. Här kan du ange revideringsbokstav (rev.nr) och allt annat som du önskar ändra direkt i importfönstret.

    Önskar du ta bort några poster, markerar du posterna i importfönstret och väljer "Radera valda rader".

  2. Klicka på "Importera" och "OK"
    Posterna är nu uppladdade och kommer att visas i det steg du importerade till.
     

2. Importera (ladda upp) ritningar

Nu kan du importera filer och koppla dem till de poster du nyss importerade.

  1. Klicka på "Importera > Filer
    Vi rekommenderar att det matchas mot ritningsnumret, som bör vara unikt. Filnamnet ska vara det samma som ritningsnumret. Då kommer INTERAXO att med automatik föreslå nästa revideringsbokstav, och rev-datum satt till dagens datum. Dessa uppgifter kan redigeras vid behov.

  2. Välj fältet för att matcha filer som importeras. Här är det vanligt att använda fältet ritningsnummer. Klicka på "Lägg till fil."

    Markera alla filer du önskar att ladda upp. Håll Ctrl och/eller Shift-knappen nedtryckt för att välja flera filer.

    Efter att ha lagt de filer du vill, kommer du att se en grön bock som visar att filerna har fått träffar mot befintliga poster. Vill du göra ändringar i fälten innan importen startar kan detta göras direkt i importfönstret. 

 

Delvis matchning mot filnamn

Det är nu möjligt att få en partiell träff på ett filnamn när du importerar filer. Genom att lägga till en regel ignorerar systemet delar av filnamnet. Då behöver man inte döpa om filer så att de ska passa i INTERAXO. Observera att detta endast fungerar för den sista delen av ett filnamn.

Ett exempel:

Filnamnet är A-40.1-113_revA. Du vill att denna fil ska matchas mot posten med filnamn A-40.1-113.

Kryssa i för "Delvis träff på filnamn" i importfönstret och ange önskat tecken där du vill att systemet ska ignorera det som kommer efter. Det kan vara ett eller flera tecken, siffror eller bokstäver. I detta exempel är väljer vi ”_”. Systemet kommer sedan att ignorera allt som kommer efter tecknet ”_” och söker då på alla filnamn som börjar med A-40.1-113.

3. Publicering

När processen för bygghandlingarnas godkännande är klar enligt det definierade arbetsflödet, ska ritningarna publiceras enligt nedan.

För att publicera de aktuella ritningarna, markerar du de poster du önskar att publicera, och klickar sedan på "Publicering" i huvudmenyn.

Ritningarna blir då tillgänglig för alla med åtkomst till steget Fastställda handlingar

4. Revidering

Det finns två olika sätt att revidera ritningar i INTERAXO.

Alternativ 1. Import av ny revidering med automatisk revideringshantering

Importera direkt görs när man har en revidering klar som ska in i projektet i INTERAXO.
Denna import görs på samma sätt som vid första importen av ritningar, som beskrivits tidigare

  1. Stå i steget Alla eller Ny. Klicka på "Importera" och "Filer"
  2. Lägg till filer som ska importeras
     
    Filerna kommer då att matchas mot befintliga poster och detta markeras med en gul bock framför posten. Detta visar att posten kommer att få en ny revidering med ny fil. Systemet föreslår därför automatiskt nästa revideringsbokstav i sekvensen och dagens datum. Detta kan överstyras om man önskar. Då ändrar man här i importfönstret.

  3. Klicka på "Importera" och den nya revideringen importeras medan utgående revidering automatiskt flyttas till mappen Tidigare versioner.

Ritningarna som nu ligger i mappen Publicerad kommer att få en gul flagga som indikerar att ritningen revideras och en ny revidering kommer.

Alternativ 2: "Skicka till revidering"

Skicka till revidering användas när man önskar att markera att en ny revidering kommer att komma, innan man importerar nya filer. Det kan finnas ett behov av detta, om perioden från ändringarna i ritningarna påbörjas tills de är klara och läggs in i systemet.

  1. Markera den eller de poster som ska revideras och klicka på Fler alternativ i huvudmenyn, välj "Till revidering». Posterna flyttas automatiskt till det första steget i arbetsflödet. Här kan du importera en ny revidering på samma sätt som vid uppladdning av ritningarna.

  2. Klicka på "Importera filer" och lägga till de nya, reviderade ritningarna. Dialogboxen som kommer upp visar uppdaterade revideringsnummer och nytt revideringsdatum.

  3. Om en ritning är markerad med en gul flagga i mappen/steget Fastställda handlingar visar detta att det kommer en ny revidering.
Har du fler frågor? Skicka en förfrågan

Kommentarer

Powered by Zendesk