Nummergenerator

Introduktion

I Interaxo har du möjlighet att generera dokumentnummer, t.ex. när det är nödvändigt att anpassa dokumentnummer och identifiera dokument unikt.

Du bestämmer antalet element, liksom vilka fält som ska utgöra Dokument ID-fältet. För läsbarhetens skull bör de enskilda elementen ha interpunktionsmärken. Ett sekvensnummer kan läggas till som sista elementet och du bestämmer själv hur många siffror detta ska bestå av.

Nummergeneratorn används i aktiva mappar och måste aktiveras för de aktuella mapparna. Detta görs genom att utföra följande steg:

  • Öppna Inställningar för mappen
  • Aktivera Nummergenerator på fliken Generellt och
  • Konfigurera inställningen på fliken Nummergenerator
    (den här fliken är endast tillgänglig om funktionaliteten är aktiverad)

 

Konfiguration

Välj ett av följande alternativ:

  • Automatisk
    Sekvensnumret genereras automatiskt.
    Baserat på den valda kombinationen för dokument-ID-fältet, hittar Interaxo nästa tillgängliga sekvensnummer för den kombinationen.
  • Manuellt (dokument-ID ej låst)
    Sekvensnumret måste anges av användaren och dubbla värden är tillåtna.
  • Manuellt (dokument-ID låst)
    Sekvensnumret måste anges av användaren, men dubbla värden är INTE tillåtna. Med andra ord måste det vara unikt.

Följande inställningar måste konfigureras:

  • Låsnivå
    För de automatiska och manuella variablerna (Dokument ID-lås) måste du ange vilken nivå som dokumentnummeret ska vara låst för:

    • Område
      Detta är standardvalet. Låsning på den här nivån gör dokumentnumret unikt i hela området.
    • Rum
      Dokumentnumret är unikt inom det rum den aktiva mappen tillhör.
  • Sekvensnummer
    Välj ett av följande 3 alternativ:

    • Inte använd sekvensnumret
      Endast valbar för variant Manuellt (Dokument ID ej låst).
      Gör att du kan skapa dokumentnummer utan sekvensnummer.
    • Använd endast sekvensnumret
      För variation Automatisk är detta alltid valt och kan väljas för båda varianterna av Manuellt.
      Ger möjlighet att generera dokumentnummer med sekvensnummer.
      Antal siffror i sekvensnumret måste väljas.
    • Använd både sekvens- och subsekvensnumret
      Kan väljas för båda varianterna av Manual.
      Ger möjlighet att generera dokumentnummer med både sekvensnummer och delsekvensnummer.
      Både Antal siffror i sekvensnumret och Antal siffror i subsekvensnumret måste väljas.
  • Dokument-ID
    Ange vilka fält de enskilda styckena i dokumentnumret ska bestå av. Dessa måste vara av typ Lista. Alla fält måste vara obligatoriska och skrivskyddade.

    Giltiga separatorer är bindestreck (-) och understrykning (_). Klicka på bindestreck eller understrykning följt av ENTER för att inkludera skiljetecken i dokumentnummerets struktur.

 

Exempel

Du vill definiera ett dokumentnummer byggt upp på följande sätt:

projektnummer

kontraktnummer

dokumenttyp

sekvensnummer

 

När en ny post skapas, tilldelas fältet Dokument ID, till exempel detta dokumentnummer:

10000-K10-AV_0011, var

  • 10000 representerar projektnummer
  • K10 representerar kontraktsnumret
  • AV t.ex. står för dokumenttypen Avvikelse och
  • 0011 är det genererade sekvensnumret i den här fältkombinationen och var
  • både bindestreck och understrykning används som skiljetecken

 

Användning av kodhandböcker

I aktiva mappar är det möjligt att definiera Lista-fält (vallistor) som består av koder med motsvarande beskrivningar (kodmanual). När en ny post skapas visas både koden och beskrivningen, men endast koden används i dokumentnumret. Kodhandböcker kan importeras från Excel med dra-och-släpp. Se egen hjälpartikel för att definiera vallistor.

Har du fler frågor? Skicka en förfrågan

Kommentarer

Powered by Zendesk