Utskriftsbeställning

Denna funktionalitet är tillgänglig om Ritningshandtering är aktiverad på området.

Oversikt

Med utskriftsbeställning aktiverat är det möjligt att skicka filer från INTERAXO till valfri kopieringsfirma. Beställningen skickas till kopieringsfirman som då får tillgång till all information den behöver för att utföra beställningen.  Kopieringsfirman får möjlighet att ladda ner alla filer i beställningen utan att vara medlem i något projekt i INTERAXO.

Förutom all nödvändig information om beställare, faktura- och produktionsdetaljer får man också en automatisk uppdatering av status för beställningen baserad på var i processen beställningen ligger.

Det finns separata status för Skickat, Mottaget och Distribuerat (färdigt) - se rubrikerna under fliken Utskriftsbeställning i huvudmenyn till vänster i INTERAXO.

OBSERVERA!
För att stänga en beställning kan man gå in på respektive beställning i fliken Utskriftsbeställning och klicka på knappen "Sätt orderstatus till Levererat". Då går det inte att komma åt beställningen utifrån längre. 

Användning av utskriftsbeställningsfunktionen

Om du loggar in med en användare som har behörighet att beställa utskrifter, kommer du att få tillgång till följande funktionalitet när utskriftsbeställningen är aktiverat i projektet:

  • En knapp för att Skicka till varukorgen (överst i den mappen)
  • En varukorg längst uppe till höger på sidan i INTERAXO
  • Flik för Utskriftsbeställningar i huvudmeny

Gör såhär för att skapa en beställning

  1. Markera de filer eller poster (med filer) du önskar beställa utskrift för. Detta kan göras från olika mappar; både enkla och utvidgade mappar, en mapp i taget
  2. Funktionsknapp "Skicka till varukorgen" blir tillgänglig när du har valt filer eller poster som innehåller filer. Det här alternativet är också tillgängligt när du högerklickar på en fil eller post som innehåller filer.
  3. Det finns en varukorg-ikon i det övre högra hörnet. Om det finns innehåll i varukorgen kommer detta att visualiseras med antalet filer som för tillfället ligger i varukorgen. Du kan även välja bort filer från beställningen här, genom att klicka på krysset vid respektive filnamn.  
    Varukorgsikonen är klickbar och du fullföljer din beställning genom att klicka på den och välja ”Skapa beställning”.
    Då kommer du till ett formulär med information om beställningen, där du kan anpassa innehållet enligt dina behov. Se nedan.
  4. Det finns en separat flik till vänster på sidan för "Utskriftsbeställning." Här hittar du alla utskriftsbeställningar som gjorts i projektet. Här kan du se status på din beställning eller kolla på tidigare beställningar. Endast de som har behörighet att göra utskriftsbeställningar ser denna flik.
     

Fullföra utskriftsbeställningen: fylla i formuläret

Du får upp ett beställningsformulär där det kan finnas förifylld information om kopieringsfirma, beställare, fakturainformation samt vanliga produktionsdetaljer. Ändra den information som behöver ändras.

Under "Kopieringsfirma" fyller du i uppgifter om önskad kopieringsfirma. Detta kan vara förifyllt. Ändra om du önskar att använda en annan kopieringsfirma. Epost-adressen är dit utskriftsbeställningen skickas. 
Fyll även i information under flikarna "Kundinformation" och "Fakturainformation". 

Under "Produktionsdetaljer" har du möjlighet att:

  1. Välj produktionsmetod, format och antal kopior om alla filer ska skrivas ut på samma sätt. Om du istället önskar att använda och bifoga en distributionslista, väljer du att klicka i för det. Du kan också välja att använda kommentarrutan (sista fliken) för att specificera beställningen eller lägga till annan information till kopieringsfirman.
  2. Här väljer du önskat leveransdatum och leveranssätt. Du kan också välja om kopieringsfirman ska kontakta dig innan de distribuerar ordern samt om du vill att distributionslistan ska följa med i utskicket till samtliga mottagare.
  3. Om du har valt att en distributionslista ska bifogas laddar du upp en sådan här.

Efter att ha gått igenom samtliga flikar och fyllt i allt klickar du på knappen Skicka beställning längst ned till vänster i dialogboxen. Beställningen går då iväg till vald kopieringsfirma.

 

För kopieringsfirma: mottagning av utskriftsbeställning från INTERAXO

När beställningen skickas till den angivna e-postmottagaren hos kopieringsfirman kommer denna att få en e-post innehållande bland annat:

  • En länk för att Öppna utskriftsbeställningen
  • En länk för att Skicka meddelande när beställningen är utfört

E-postmeddelandet innehåller avsändaren av beställningen med alla kontaktuppgifter samt information om hur du kontaktar support i INTERAXO om något inträffar under processen som innebär att du behöver hjälp. Dessutom hittar du:

  1. En länk för att öppna beställningen. När kopieringsfirman klickar på länken ändras status på beställningen i INTERAXO automatiskt till ”mottaget”. Formuläret som kopieringsfirman ser är identiskt med det som du har åtkomst till i fliken Utskriftsbeställningar i INTERAXO.
    Kopieringsfirman kommer att kunna hämta filerna, se all information som är nödvändig för att utföra beställningen samt kunna ladda ner distributionslistan om en sådan har bifogats.
  2. En länk för att skicka ett meddelande till beställaren när jobbet är utfört. Om beställaren har fyllt i detta.

När man klickar på länken för utskriftsbeställningen öppnas en dialogbox där du ser hela beställningen med olika information fördelat på ett antal flikar.

I fliken Beställningsinformation finns en länk för att Ladda ner alla filer. Här finns också en länk till bifogad distributionslista om en sådan är bifogad.

 

Kopieringsfirman klickar på ”Ladda ner alla filer” för att få tillgång till filerna. Produktionsmetod finns antingen beskriven i dialogboxen eller i bifogad distributionslista.

När kopieringsfirman har skrivit ut filerna och genomfört arbetet med beställningen, kan de klicka på länken i e-posten för att informera den som beställt utskrifterna om att ordern är utfört (om beställaren har önskat detta). Återigen uppdateras status på beställningen inne i INTERAXO automatiskt.

Samtidigt som ärendet får statusförändring till ”distribuerat” i INTERAXO kommer det att skickas ut en notifierings-epost till den som gjort beställningen där man informeras om att jobbet är utfört.

 

Har du fler frågor? Skicka en förfrågan

Kommentarer

Powered by Zendesk