Administrera medlemmar och grupper

Introduktion

När du har skapat ett rum, kan du börja lägga till medlemmar. Du kan välja att bjuda in nya medlemmar in i rummet, eller vänta till senare.

Skapa ny medlem

Nya medlemmar kan skapas direkt i ett rum genom att:

  1. Välja aktuellt rum från Min översikt
  2. Klicka på fliken Medlemmarna i huvudmenyn till vänster
  3. Klicka på knappen Lägg till medlem 
  4. Lägg till en eller flera medlemmar genom att skriva in eller välja e-postadress i rullgardinsmenyn (om medlemmen är registrerad i något rum sedan tidigare kan du välja denna från rullgardinsmenyn)
  5. Klicka på knappen Lägg till
  6. Ange roll för medlemmen genom att klicka på kolumnen Roll och välj bland tillgängliga värdena i rullgardinsmenyn
  7. Lägg till medlem i en grupp genom att klicka på kolumnen Grupp och välj bland de tillgängliga värdena i rullgardinslistan
  8. Välj att inbjudan ska skickas via e-post genom att klicka i rutan för Skicka inbjudan 
  9. Klicka på OK för att skapa medlemmarna

Observera: Inbjudningar kan också skickas i efterhand genom att markera aktuella medlemmar och sen klicka på knappen Bjud in:

Skapa grupp 

Nya grupper skapas genom att

  1. Välja aktuellt rum från Min översikt
  2. Klicka på fliken Medlemmar i huvudmenyn till vänster
  3. Klicka på knappen Skapa grupp
  4. Under Innstillingar anger du
    Namn på gruppen
    Skrin en lämplig beskrivning
    Välj roll ur vallistan för Rättigheter
  5. Lägg till medlemmar i gruppen genom att klicka på fliken Medlemmar
    Välj en medlem i listrutan och klicka på knappen Lägg till
    Ta bort medlemmar från gruppen genom att klicka på länken Ta bort till höger om namnet
  6. Klicka på Spara för att skapa gruppen 

Exportera medlemmar

Det kan ibland vara behov av att exportera medlemmarna i ett rum och sedan importera dem till ett annat rum. För detta syfte används MS Excel.

Medlemmar exporteras genom att:

  1. Välj aktuellt rum från Min översikt
  2. Klicka på fliken Medlemmar
  3. Markera alla de medlemmar som du vill exportera genom att klicka i respektive kryssrutor. Om alla i listan ska exporteras, behöver du inte välja några medlemmar. Alternativt kan du klicka en gång i kryssrutan i sidhuvudet (framför kolumnrubrikerna).
  4. Klicka på knappen Exportera och välj om du vill exportera alla kolumner eller endast de synliga kolumnerna till Excel-fil
  5. Filen kommer nu att laddas ner och kan användas för att importera medlemmar till ett annat rum (eller till annat ändamål) 

Importera medlemmar

Om du har många användare som ska skapas, eller ett befintligt rum med samma medlemmar, kan dessa importeras via MS Excel.

För att INTERAXO ska kunna förstå innehållet i Excel-filen, måste formatet på filen matcha kolumnerna i INTERAXO. Detta innebär att kolumnerna behöver vara identiska och i samma ordning. Du kan antingen anpassa Excel-filen till INTERAXO, eller så kan du dra och flytta fälten INTERAXO till den ordning du önskar så att det matchar ditt underlag. Detta måste i så fall göras innan importen.

Importera medlemmar genom att:

  1. Välja aktuellt rum från Min översikt
  2. Klicka på fliken Medlemmar
  3. Klicka på Importera medlemmar - du får då upp ett Import-fönster
  4. Kopiera medlemsinformation från tabellen i Excel:
    Markera de fält du önskar att kopiera in och klicka på Ctrl-C
  5. Klistra in medlemsinformationen i Import-bilden i INTERAXO genom att klicka Ctrl-V
  6. Om du vill ändra rollen för en medlem klickar du på fältet roll i den aktuella raden att väljer ett värde i rullgardinsmenyn
  7. Om du vill lägga till medlemmen i en grupp, klicka på Grupper och välj grupp; en eller flera
  8. Klicka på knappen Import för att spara medlemmarna i rummet

Bjuda in medlemmar (när de redan har lagts in i rummet)

Endast projektadministratör kan bjuda in medlemmar till ett rum. Bjud in medlemmar genom att:

  1. Välja aktuellt rum från Min översikt
  2. Klicka på fliken Medlemmar och lista befintliga medlemmar
  3. Välj alla eller valda medlemmar
  4. Klicka på knappen Bjud in. Det kommer nu att skickas en inbjudan till den/de medlemmar du valde 

Ta emot en inbjudan

Första gången du får en inbjudan till ett rum i INTERAXO får du ett e-postmeddelande, bland annat med en länk för att acceptera inbjudan.

Genom att klicka på länken acceptera inbjudan kommer det upp en skärmbild där du får komplettera din användarprofil med namn, efternamn och ditt personliga lösenord. Då är du automatiskt inloggad INTERAXO och kan börja jobba i rummet.

Om du vid ett senare tillfälle läggs till i ett annat rum behöver du inte acceptera inbjudan. Nästa gång du loggar in i INTERAXO har du åtkomst även till det rummet.

 

Har du fler frågor? Skicka en förfrågan

Kommentarer

Powered by Zendesk