Importera poster och filer

Inledning

Massimport av filer är endast tillgängligt om Ritningshandtering är aktiverad på området.

Funktionalitet för att importera filer till en aktiv mapp med eller utan arbetsflöde, kan antingen användas för att importera filer till befintliga poster eller för att importera filer och samtidigt skapat poster.

Skapa en Excel-fil med samma kolumnformatering som i den aktiva mappen. Fälten i den aktiva mappen måste vara de samma och komma i samma följd som kolumnerna i Excel. Namnen i kolumnrubrikerna behöver dock inte vara identiska. Alla fält som är obligatoriska i Interaxo måste vara ifyllda, annars kommer inte posten att importeras till mappen i Interaxo.

Fyll i Excel-filen med allt data som ska importeras. Varje rad i Excel blir en post i den aktiva mappen.
 

Importera poster

Gå till Excel ock

  1. Markera de aktuella raderna och cellerna i Excel
    NB: Ta inte med rubrik-raden

  2. Koipiera (CTRL+C) raderna

Gå nu tillbaka INTERAXO och

  1. Högerklicka på den aktiva mappen i Interaxo och välj Importera > Poster
    Import-rutan öppnas

  2. Klistra in (CTRL+V) kopierade rader

  3. Kontrollera att allt innehåll är korrekt. Korrigera värden om så behövs

  4. Klicka på Import-knappen 

All obligatorisk information måste vara ifyllt. Ifall att något är fel eller saknas får du en röd ruta runt det aktuella fältet, med möjlighet att korrigera. Det kan finnas val-listor där du får välja alternativ, eller så finns det rutor för att skriva in information.

Framför varje rad i import-dialogen syns det en liten bock:

  • Röd: betyder att något är fel och måste åtgärdas
  • Blå: betyder att det kommer att skapas en ny post
  • Grön: betyder att posten redan finns och kommer att uppdateras
  • Gul: betyder att posten redan finns och kommer att uppdateras med ny revidering

Posterna är nu skapade och du kan nu lägga till filer till respektive post. Du kan lägga till flera filer i en och samma post.

Importera filer

  1. Högerklicka på den aktiva mappen i Interaxo och välj Importera - Filer

  2. Kontrollera att filnamnet matchas mot rätt fält i Interaxo. 
    Vi rekommenderar att man här använder ett fält med unika värden. 
    Detta brukar ofta vara fältet för dokumentnamn eller exempelvis ritningsnummer men kan också vara något annat som är unikt för dina data. Värdet i fältet ska vara det samma som namnet på den fysiska filen (bortsett från filändelsen).
    Du kan sätta en regel där det unika fältet endast matchar första del av filnamnet. Detta kallar vi Delvis träff på filnamn och beskrivs längre ner.

  3. Klicka på knappen Lägg till fil och välj de filer du önskar importera från Utforskaren

  4. När filerna har kommit in i listan kontrollerar du att metadata (all information i kolumnerna) stämmer

  5. Du har också möjlighet att använda en regel för Delvis träff på filnamn:
    Exempel: Filen ”A-40.1-113_revA-pdf” importeras till dokumentnamn-fältet ”A-40.1-113”. Systemet tar inte hänsyn till det som kommer efter tecknet ”_” i detta exempel.
    OBS! När du använder Delvis träff på filnamn måste du välja detta INNAN du klickar på knappen Lägg till fil!

  6. Om du väljer en fil som inte har en existerande post i importlistan än kommer det att skapas en ny post för den aktuella filen (du får då en blå bock framför posten). Fyll i och komplettera med korrekt metadata. 
    Observera att för kolumner med val-listor läggs alltid det första värdet i val-listan som värde i respektive fält.

  7. Klicka slutligen på Import-knappen.

Om knappen "Importera > Filer" inte är tillgänglig, kan du markera en post i taget i den aktiva mappen och sen klicka på knappen Lägg till fil och välj fil/filer i Utforskaren till respektive post.

Uppdatera befintliga poster

TIPS: Om du önskar att mass-editera flera poster som redan ligger i Interaxo kan du exportera dessa till Excel och göra mass-editeringen där. Importera sedan posterna till Interaxo enligt nedan.

  1. Efter att du har gjort klart ändringar i Excel, klickar du nu på Importera > Poster.

  2. Klicka i kryssrutan för Uppdatera befintliga poster

  3. Välj vilket fält som ska matchas

  4. Kopiera  data från Excel (Ctrl+C) och klistra in dem (Ctrl+V) i Interaxo.
    De poster som har ändrats kommer nu att uppdateras i Interaxo.

  5. Klicka på Importera
    Alla posterna som nu ligger i listan kommer att importeras (oberoende om det finns en bock framför posten eller inte).


Automatisk revideringsuppdatering av poster

TIPS: Om du önskar en automatisk uppdatering av revideringsnummer/-bokstav och revideringsdatum väljer du fält för detta under rubriken Revideringsinställningar.

  1. När du har klickat på Lägg till Bilagor och öppnat import-dialogboxen, måste du först ställa in Revideringsinställningarna - INNAN du lägger till filer!

  2. Inställningar
    • Välj vilket av fälten som ska vara Revideringsfältet. I revideringsfältet för mappen kommer det befintliga värdet att uppdateras till nästa giltiga revideringsbokstav (-siffra) när du lägger till filer här i dialogboxen
       
    • Välj vilket av fälten som ska vara Revideringsdatum. I revideringsdatumfältet för mappen kommer dagens datum automatiskt att läggas in när du lägger till filer här i dialogboxen
  1. Klicka på knappen Lägg till fil och hämta de filer du önskar att importera

  2. Värden i fälten för revideringsfält och revideringsdatum för respektive post kan nu ändras om du önskar det

  3. Klicka slutligen på Importera

 

Har du fler frågor? Skicka en förfrågan

Kommentarer